Tachograaf uitlezen: bestuurderskaart, bedrijfskaart en de bewaarplicht
Uitlezen is geen administratieve bijzaak maar een verplichting met vaste termijnen. Hier staat wie wat moet doen, hoe vaak, en hoe lang de gegevens moeten blijven staan.
De kern in drie getallen: de gegevens van de bestuurderskaart moeten minimaal elke 28 dagen worden uitgelezen, de gegevens uit de tachograaf in het voertuig minimaal elke 90 dagen, en alles wat je uitleest moet je minstens een jaar bewaren. Die plicht ligt bij de werkgever, niet bij de chauffeur, maar zonder medewerking van de chauffeur lukt het niet.
De vier tachograafkaarten en waar ze voor zijn
Er bestaan vier soorten kaarten. In de praktijk heb je er als bedrijf twee nodig: een bestuurderskaart per chauffeur en een bedrijfskaart om de gegevens op te halen. Hoe kaart en apparaat samen de registratie vormen, lees je bij de werking van een tachograaf.
| Kaart | Waarvoor | Geldig |
|---|---|---|
| Bestuurderskaart | Persoonsgebonden. Slaat de rij- en rusttijden op die de tachograaf registreert. | 5 jaar |
| Bedrijfskaart | Van het bedrijf. Hiermee lees je de gegevens uit het voertuig uit en download je ze. | 5 jaar |
| Werkplaatskaart | Voor de erkende werkplaats die de tachograaf installeert, repareert en ijkt. | 1 jaar |
| Controlekaart | Voor inspecteurs van de Inspectie Leefomgeving en Transport, de politie en andere opsporingsdiensten bij controles. | Niet van toepassing voor bedrijven |
Hoe vaak uitlezen moet: 28 en 90 dagen
Er lopen twee termijnen naast elkaar, en ze gaan over verschillende bronnen.
- Bestuurderskaart: minimaal elke 28 dagen. De gegevens op de kaart van de chauffeur worden overgebracht naar de vestiging. Dat is de kortste termijn en daarmee de termijn die in de praktijk je ritme bepaalt.
- Tachograaf in het voertuig: minimaal elke 90 dagen. Hiervoor heb je de bedrijfskaart nodig. Hier zitten ook de ritten in die zonder kaart zijn gereden en de storingen die het apparaat heeft vastgelegd.
Beide zijn minimumtermijnen. Veel bedrijven lezen vaker uit, simpelweg omdat het makkelijker is om een vaste dag in de maand aan te houden dan om per chauffeur bij te houden wanneer de 28 dagen vol zijn. Wat er precies in die gegevens staat, hangt af van de standen die de chauffeur onderweg heeft gekozen; die staan uitgelegd op de pagina over tachograafsymbolen. Bij een slimme tachograaf kunnen controleurs langs de weg bovendien een deel van de gegevens op afstand uitlezen; wat de Smart Tacho 2 daaraan verandert, lees je in ons blog.
De bewaarplicht: minstens een jaar
Volgens het Arbeidstijdenbesluit vervoer moet je de elektronische gegevens en de schijven minstens een jaar bewaren. Bewaar ze zo dat je ze bij een bedrijfsinspectie ook echt terug kunt vinden, dus per chauffeur en per voertuig, en let erop dat andere regelgeving soms een langere bewaartermijn vraagt.
Praktisch punt dat vaak vergeten wordt: een chauffeur die uit dienst gaat neemt zijn bestuurderskaart mee, want die is persoonsgebonden. De gegevens van de periode dat hij bij jou reed moeten dan al uitgelezen en opgeslagen zijn. Lees je pas achteraf uit, dan is de kaart weg.
Wie doet wat
| Chauffeur | Werkgever |
|---|---|
| Kaart op tijd inleveren om uit te lezen | Bestuurderskaart minimaal elke 28 dagen uitlezen |
| Melden als de kaart bijna verloopt, kapot of kwijt is | Voertuiggegevens minimaal elke 90 dagen uitlezen met de bedrijfskaart |
| Handmatige invoer compleet houden | Gegevens minstens een jaar bewaren en terugvindbaar opslaan |
Waar het in de praktijk misgaat
- De chauffeur die altijd onderweg is. Wie wekenlang niet op de zaak komt, levert zijn kaart ook niet in. Dan loopt de termijn van 28 dagen ongemerkt vol.
- Een voertuig dat wordt verkocht of ingeruild. Lees de tachograaf uit voordat het voertuig van het terrein rijdt; daarna kom je er niet meer bij.
- Een verlopen kaart. Een bestuurderskaart is vijf jaar geldig. Vraag de nieuwe ruim op tijd aan, want zonder geldige kaart mag je niet rijden.
- Bestanden die nergens staan. Downloaden en op een losse laptop laten staan telt niet als bewaren. Zorg voor een vaste plek en een back-up.
Uitlezen en de bewaarplicht zijn een vast blok in onze avondcursus, samen met het correcte gebruik van de bestuurderskaart. Het hele programma staat op de cursuspagina.
Officiele bronnen
Veelgestelde vragen over tachograaf uitlezen
Hoe vaak moet ik de bestuurderskaart uitlezen?
En hoe vaak de tachograaf in het voertuig?
Hoe lang moet ik de gegevens bewaren?
Heb ik een bedrijfskaart nodig als ik zelfstandig rijd?
Hoe lang is een bestuurderskaart geldig?
Wat als ik niet op tijd uitlees?
Dit in 2,5 uur onder de knie krijgen?
Uitlezen en bewaren is een van de tien blokken in de klassikale avondcursus in Apeldoorn, naast de standen, de rij- en rusttijden en de controle langs de weg. Maximaal acht deelnemers per avond, op woensdag, donderdag en vrijdag. Wij verzorgen geen code 95-nascholing: dit is een korte, praktische cursus.
